事務仕事で時間効率できる機能、「検索」と「置換」

普段、パソコンを使う仕事をしているので、よく使う機能を紹介します。

それが「検索」と「置換」です。字のごとく、ある一定の文字を探してくれたり、置き換えてくれたりする機能になります。

普段私はショートカットキーを使うので、置換を使う場合は「Ctrl」+「H」ですが、あとで出てくる「Ctrl」+「F」の方が検索と置換がセットになっているので、私は普段は「Ctrl」+「F」の検索画面から置換を利用しています。

置換は検索する文字列に対して、そのすべてを置きかえしてくれる機能です。今日は短い文章だけですが、長い文章でもできるのを覚えておきましょう。変換の内容の例は次へ

どんな人でも、ミスをしてしまうもの。だとすれば業務フローはミスを前提に見直しをした方が

効率的だと言えます。また、フォーマット作成時、マニュアル作成時などはミスを極力しないように事前に間違えないような内容に作りこむのも大切。

見た目や内容だけにこだわらず、その仕事のどこでミスが発生する可能性があるのか？その書類を見た人がミスが無く最後まで仕事を終えられるフローになっているか？というのはとても大切で、そういう目線からも資料を作成するようにしています。

特に初めて見るフォーマットなどは目が慣れておらず、ミスをしやすいので。

置換の機能はその置き換えるものを自分の目で探さなくてもいいのがメリット。パッと見て置き換えて、チェックする。念のため検索して間違えを探す。というフローの方がいいと思います。

詳しくは↑に書いたので、これを見ながら色々使ってみてほしいです。色々なパターンの変換をすることができます。

後でも書いていますが、「全角」と「半角」は違うものと認識するので注意が必要です。

今私はSEの仕事をしているのですが、検索機能というのはとてもよく使います。ミスを減らす上で事前にチェックするというのはとても大切で、チェックしたものがきちんと修正されているのか、エラーで修正されていないかなどはいつも、「Ctrl」+「F」の検索のショートカットで探したりします。

事務仕事でもよく使う機能だとは思いますが、事前チェックにも使うと、一段と仕事の精度が上がるようになると思います。

字を一気に消したり、（もちろん同じ条件が必要ではあるが）たとえば「 」半角のスペースがあるだけでも置換の条件としては大丈夫なので、上記の例だと、「令和」の文字を一気に削除しています。たとえば、「平成」を西暦にするときなどは一気に消せばいいだけですからね（笑）消すだけでも結構使えます。

半角スペースを入れたり、半角の文字を探して全角に変更したりもできます。

使い方は人それぞれ、入れる文字や入れ方などによっても色々な工夫ができる検索と置換。

是非、自分に合った使い方を見つけてみてください♪